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报刊发行管理软件:让我们做得更好
发布时间:2008-3-8 16:30:32
 

发行在报刊运营中的作用好比是人的双腿,发行渠道是否通畅与健壮,直接关系到报刊的市场影响力和品牌形象。无论是靠发行营生,还是以广告为主,只要是市场化的报刊,现在都越来越注重发行环节了,特别是当我们的报刊业走过“暴利时代”,当市场竞争愈演愈烈,当国外传媒对中国市场跃跃欲试的环境下,提升发行管理显得尤为重要。

报刊发行中存在的问题—让调研数据说话

中国报业协会发行工作委员会与北京泛华东方传媒顾问有限公司在经过深入调研后发布了《中国报刊发行研究报告2002-2003》,得到以下数据:

中国大陆共有2111种报纸、8889种期刊。通过调查发现各报刊在发行方面存在以下问题:


这个调查反映出的问题集中体现在两个方面;一方面是发行资源管理及客户关系,具体说是对于分销商的管理(第一项)及订阅读者的管理(最后一项),另外回款问题也一直是二渠道管理中老大难的问题。要解决这些问题,除了依靠加强市场宣传,强化发行队伍之外,一套准确、及时反映发行数据,直观方便了解渠道状态,具有强大统计分析功能的发行管理软件,成为必不可少的利器。

报刊发行管理系统应用:小荷才露尖尖角

报刊发行管理系统属于业务紧密相关型的行业应用软件,对于中国报刊业而言可算是新生事物,很多的发行人员处于手工记帐与简单电脑记帐之间的混杂状态。发行渠道的资源状况及质量,发行数据的走势监测,以及回款明细的数据,都缺乏有力的量化管理手段。由于受工作量、工作习惯等因素制约,发行人员难以对发行数据进行细致的归类、跟踪、分析;即使一些发行人员通过Word,Excel等办公软件做了初步的数据整理工作,发行主管及报刊社领导也很难及时了解到发行的最新状况。在这种混沌状态下,读者信息分析、渠道优选及监控、发行成本控制、回款等环节的提升便无从谈起。

可喜的是一些报刊社已经开始使用发行管理软件,这些报刊归纳起来主要有三大类:IT类报刊、大的报业集团以及处于市场化前沿的体育生活类杂志,如Chip新电脑、电脑报、晨报、南方报业集团、Golf杂志、车王杂志等。有很多报刊社的管理系统也正在筹划阶段。报刊发行管理系统应用的春天已悄然降临。

从应用的产品来源来看,一部分报刊社是自行开发的管理系统,这些系统面临着软件不成熟、长期维护难等问题。从发展趋势看,更多的报刊社趋向于选择市场化的产品,如晨报等日报社使用的方正开发的管理系统,语文周报、中国烟草月刊等期刊社选择了瑞新世纪的“发行通”管理软件。

从应用的产品类型来看,报刊发行管理系统趋向于网络化,只满足于个人管理的单机版已不能满足多数报刊社的应用需求,因为报刊社的发行人员往往不只1人,并且发行部以外的其他人员也有随时了解发行数据的需求,这些都决定了发行管理系统的“网络化”方向。目前多数报刊社是在自己的局域网中安装发行管理系统、通过网上数据库共享发行数据。

发行管理系统应用案例—发行通让发行e路畅通

下面让我们以“发行通”为例,来了解一下报刊发行管理软件的功能及应用情况。

“发行通”是由北京瑞新世纪公司应报刊社多用户、多权限及网络化的需求而开发的管理系统, 拥有[客户管理]、[订单管理]、[收款对帐]、[库存管理]、[费用录入][统计分析]六大功能模块。其中[客户管理]模块对于各类渠道资源: 二渠道、发行局、托运站、邮寄局、印厂、订阅读者库、赠阅库、自用项目等进行管理,以提高资源利用率;[订单管理]模块中实现了渠道、邮发、读者订阅、赠阅及自用5种发行方式的订单录入,并自动生成印厂送书单、托运单等物流表单,还可根据客户订期自动生成每期的打印标签,订单及邮签管理支持破订、晚订补发等功能及集订分投管理,是主要供发行经理使用的功能模块;[收款对帐]模块主要是针对二渠道回款的需求进行设计的,可统计出每个渠道商的应收款,用不同颜色标记渠道回款状态,记录实收款并自动生成对帐单以促进催款,具有根据回款及各期应收款自动平帐的功能;[库存管理] 中有出入库登记、库存查询和库房管理等功能,[费用录入] 实现对托运、邮发、邮寄各项费用的记录统计;[统计分析] 模块是该系统中画龙点睛的一笔,可按省直辖市、渠道类别等项统计发行量的地区分布、各期的发行量走势、各期的回款额及回款率走势,并以柱状图、折线图、饼图等多种形式生动地表现出来,使人一目了然,这是管理者使用频率最高的模块,也是判断和决策的数据化的依据。

针对日报自办发行的特点,发行通还拥有日报版(以上的介绍针对期刊版),其中增加了多级发行站的分级管理、结算机制,并设有[投递管理]、[分发管理]等模块,较好地支持日报发行的实际需求。

“发行通” 是一个多用户、多权限的网络版报刊发行管理系统,采用标准化的SQL Server数据库,所有的发行数据放在服务器端,保证了数据的安全性及可维护性。在客户端设计有各种权限,如发行业务人员、发行主管、财务人员、报刊社领导、录入人员、系统管理员等权限,不同身份的浏览范围及操作权限不同,充分保证了报刊业发行相关人员的多种业务需求及操作安全性。

让我们来看一下这个系统的部份软件菜单和功能:


图1 发行通主菜单(通过主菜单可进入到各发行功能模块。)


图2 订单录入模块(五种主要发行方式的入口,并提供物流表单打印功能)


图3 订单邮签打印菜单


图4 收款对帐菜单(通过颜色标记是否平帐并生成对帐单)


图5 全国各省直辖市的发行量分布图

发行管理系统的应用效果—闭环管理,开源节流

说到应用发行管理系统的益处,可以从对于报刊社管理和发行人员两方面谈起。

与ERP(企业资源管理)系统类似,我们可以把发行管理系统看成一个小型的ERP项目,对于报刊社而言,首先意味着工作流程和工作方式的改变,发行的数据流、物流与资金流通过发行通有效地结合在一起,原来无序的、零乱的发行数据在系统应用之后网络化了,信息同步,资源同享,使发行的管理工作有条不紊地进行。以发行通为例,应用之后,每期的发刊表单(如印厂送书单、托运单、社发派送单)等,都由系统自动根据邮发、渠道、订阅读者等的数量、物流等信息自动汇总、分类并形成明细,每本报刊的去处都有据可查,有效减少了一些不必要的浪费。通过对订阅读者进行按地区、行业的分类统计,报刊社能够全面掌握读者群的行业分布及地区结构,并在这个基础上开展数据库营销(如DP广告等业务);通过对二渠道的透明化监管,减少了剩刊数,降低了成本。定期由软件生成收款对帐单通过传真等形式发给各家二渠道,有效地促进了回款。通过发行及回款的地区分布图表,有针对性地加强某地区的发行力度。领导不需要再让发行人员写报告出报表,一切数据及报表都可及时通过发行通立即得到,为报刊社的领导层及其他相关人员了解发行提供了一个最直接、准确、迅捷的窗口。对于发行工作来说,可谓开源与节流并举。

发行经理是报刊发行管理系统的主要使用者,使用发行通之后,发行经理查找发行数据及客户信息快捷方便了,而且通过使用自动生成的打印标签、印厂送书单、托运单、对帐单等功能,节省了大量整理、归纳数据的时间,而且基本上杜绝了数据差错。在每期发货时,可以方便地从数据库中添加或删除客户,还可以先复制上期发货纪录,然后在上期的记录基础上变动个别数据完成发货。在使用此系统之前,某刊社的发行人员是自己在Word中排版来完成订户的邮签打印的,花费了大量时间。并且发行相关数据的放在Word或Excel文件中,由于Word本身没有计算统计的功能,而Excel的计算统计功能也相当有限,因此需要向上级领导汇报或与帐务人员核帐时时,需要花大量的时间整理数据,并且还常常出现数据差错。应用发行通之后,我们的发行经理们完全可以坦然面对几百个发行渠道,以及成千上万的订阅读者,繁杂的数据处理不再是负担,通过轻点鼠标,一切数据便尽在屏前,这时,你一定有种指挥千军万马,运筹帷幄的感觉。

如果您还在“赤手空拳”地面对报刊的发行管理辛勤忙碌,如果您想把发行数据的记录、统计从一种负担变成一种快乐,如果您想把发行管理工作做得更好,不要再犹豫,发行管理软件可以助我们的发行“e”路畅通。

 
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